お知らせ
クラウドPBX導入で変わるクリニックの電話対応［クリニック経営戦略「お悩み相談室」（第14回）］
質問
クリニックへの電話問い合わせが増えており，電話対応に追われて，その他の業務が滞ることもあります。人手を増やせば解決するものでもないと考えているのですが，電話対応の効率化のための良い方法はないでしょうか。
回答
構内電話交換機（PBX）の導入により，内線の活用や，自動音声応答（IVR）による対応，その他，入電実績に基づいた電話対応施策の検討につなげられる可能性があります。クラウドタイプのPBXは，初期費用が比較的安くすみ，大きな工事が不要で導入しやすいほか，外出先でクリニックの電話として受電・架電できる機能もあります。
1. クリニックにおける電話対応業務とPBX
電話はクリニックの日常業務において不可欠なコミュニケーション手段ですが，一方で電話対応の業務がスタッフの大きな負担になっていないでしょうか。最近では，問い合わせ窓口をスリム化する会社やサービスが増えています。このような会社・サービスは，一足早く電話対応に関する負担への対策を進めている例とも言えます。
〈今回の数字〉
電話の応答率95.6%
健診業務に特化したクリニックのコールセンターの入電応答率が，クラウドPBXの導入と各種機能の活用により，導入前の70.3%から飛躍的に改善しました。一般的なクリニックでも，電話が混みあうなど，対応に時間を要するといった課題がある場合，改善につながる可能性があります。
クリニックについていえば，次のようなお困りはないでしょうか。
①院内の他の場所にいるスタッフに電話をつなぎたいが，電話機の子機を受け渡すために人が動かないといけない
②電話での問い合わせ内容が多岐にわたり，対応に時間がかかるものもあれば，ホームページを見てもらえばすむものもある
③外部から電話がつながらないというクレームを受ける
